Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem perencanaan dan penjadwalan dengan alat bantu komputer yang mengintegrasikan seluruh fungsi penjualan, produksi, akunting dan distribusi dengan sasaran untuk mengoptimalkan semua sumber daya: material, sumber daya manusia dan kapasitas mesin.
Adopsi dan implementasi ERP untuk tahap pertama
- Perencanaan produksi dan pengendalian persediaan
- Penjualan distribusi
- Pembelian
- Keuangan
- Cost center
Keistimewaan ERP dibandingkan teknologi sistem informasi lainnya terletak pada sifatnya yang terintegrasi, sehingga ERP mampu mengatasi banyak permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Misalnya, manajemen material, masalah pengendalian mutu, produktivitas karyawan, pelayanan pelanggan, manajemen kas, masalah inventory, dan lain-lain.
ERP system memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit lain dalam organisasi, contohnya integrasi antara produksi dengan sumber daya manusia.
Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, ERP system, dapat mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penurunan inventory level, pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan keuangan, dan lain-lain. (O’Leary, 2000)
Pendekatan Implementasi ERP
1. The Big Bang
* Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan.
* Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal.
* Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.
2. Step-by step (Phased Approach)
* Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait.
* Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan.
* Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani.
* Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.
3. Small Bang (Pilot Approach)
* Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait.
* Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang.
* Kekurangannya Kekurangannya adalah adalah membutuhkan membutuhkan banyak banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antarsite.
Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:
1. Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Financial & Akuntansi
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Manfaat Menggunakan ERP
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
1. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
Tips memilih ERP
Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan:
1. Knowledge Experience
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.
2. Selection Methodology
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.
3. Analisa Business Strategy
- Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
- Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
- Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
- Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
- Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
- Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
- Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
4. Analisa People
- Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?
- Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
- Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
- Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
- Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
- Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
5. Analisa Infrastruktur
- Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)?
- Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
- Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
6. Analisa Software
- Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
- Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?
- Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia?
- Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?
Implementasi ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:
1. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.
2. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
Penyebab Gagalnya ERP
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
- Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Tanda-tanda kegagalan ERP
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
- Kurangnya komitmen top management
- Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
- Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
- Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
- Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
- Kesalahan penghitungan waktu implementasi
- Tidak cocoknya software dgn business process
- Kurangnya training dan pembelajaran
- Cacatnya project design & management
- Kurangnya komunikasi
- Saran penghematan yang menyesatkan
Software ERP
Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source:
- SAP
- BAAN
- MFGPro
- Protean
- Compiere ( Open Source )
- Adempiere ( Open Source )
- Dynamic-Axapta
- ORACLE
- JDE
- BAAN
SUMBER :
http://www.planet-orange.org/enterprise-resource-planning/
http://community.gunadarma.ac.id/blog/view/id_956/title_erp-enterprise-resource-planning/
http://yudaharja.wordpress.com/2006/11/24/penerapan-teknologi-erp-enterprise-resource-planning/
0 Tanggapan ke “Enterprise Resource Planning”